e-Defter Nedir?
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak elektronik ortamda hazırlanması, değişmezliği ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasıdır. İlgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür. e-Defter aylık olarak oluşturulur ve ilgili ayı takip eden 3. ayın sonunda e-Defter beratları GİB'e gönderilerek dijital ortamda saklanır. Defterlerini elektronik biçimde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar.
e-Defter Programının Avantajları
- İş gücü kazanımı sağlar.
- Noter onay masrafını ortadan kaldırır.
- Fatura postalama maliyetini ortadan kaldırır.
- Defterler kağıda basılmayacağı için fiziksel arşivlemenin önüne geçer.
- Defter basımı için gerekli olan kağıt, toner ve kartuş gibi maliyetleri ortadan kaldırır.
- Denetimler için ortak bir format ve standart sunar.
- Kullanıcı hatalarını ortadan kaldırır ve zaman tasarrufu sağlar.
- Doğayı korur, çevre dostudur.
- Süreçlere entegre çalışır.
- Daha etkin bir iç denetim olanağı sağlar.
- Muhasebede dönemsel kontrol disiplini oluşturur.
e-Defter Programından Yararlanabilme Koşulları
421 Sıra No'lu VUK genel tebliği uyarınca zorunlu olarak e-Defter'e tabi olan veya gönüllü olarak e-Defter tutmak isteyen mükelleflerin, söz konusu uygulamadan yararlanabilmek için aşağıdaki koşulları yerine getirmeleri gerekmektedir;
- 421 Sıra No'lu elektronik defter tebliğinde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e-Defter tutabilirler.
- mükellefler, Nitelikli Elektronik Sertifika veya Mali Mühür temin etmiş olmalıdırlar.
- e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın "e-Defter Yazılım Uyumluluk Onayı" almış bir yazılım olmalıdır.